V sredo sem obljubil povzetek delavnice o upravljanju časa in sedaj sem si vzel čas, da obnovim predavano in tako mojim trem obiskovalcevem bloga predstavim te “napredne” tehnike 😀

Postavljanje ciljev in redno planiranje

Temelj vsega je postavljanje ciljev, pa naj bodo kratkoročni ali dolgoročni. Kot so nam povedali, kar 97% ljudi nima postavljenih ciljev v življenju.

“Če ne veš, kam greš je vsaka pot prava.”

Značilnosti dobro postavljenih ciljev lahko opišemo s kratico SMART:

• Specific – specifični
• Measurable – merljivi
• Attainable – dosegljivi
• Realistic – realni
• Time – s časovno določenim rokom

Še en nasvet – cilji naj bodo zapisani v sedanjiku.

Primer slabega cilja: Zaslužil bom več denarja.
Primer dobrega cilja: Do konca leta 2007 zaslužim dodatnih 10.000 €.

Cilji naj bodo dolgoročni (vizija) ter kratkoročni (letni, mesečni, tedenski, dnevni). Torej, napišite si lastno vizijo na različnih področjih (poslovno, osebno), potem pa na tej podlagi oblikujte letne cilje. Vizija naj bo željeno stanje čez nekaj let, cilji pa naj bodo poziv za konkretne plane in naloge, ki jih morate postoriti na poti do cilja. Za kratkoročno oz. operativno planiranje lahko uporabite organizator (npr. SunBird, o katerem sem že pisal), vizijo ter letne cilje pa si lahko napišete v en dokument, ki ga stiskate in ga obesite na vidno mesto v delovnem okolju.

Jasno je, da dnevnih ciljev ne moremo pisati na 5 minut natančno, saj dostikrat pridejo nujne stvari vmes ali pa se nam kaj podre. Zato je pomembno, da imamo urejene prioritete. Na delavnici so predlagali uvrščanje dejavnosti v 5 prioritetnih razredov:

• A naloge so zelo pomembne in jih morate narediti
• B naloge so pomembne in jih je pametno narediti
• C naloge so nepomembne naloge, ki bi jih bilo lepo narediti
• D naloge so tiste, ki jih lahko delegirate drugim
• E naloge so tiste, ki jih lahko eliminirate

V planu označite prioriteto vseh dejavnosti in začnite ter opravite prvo najpomembnejše! Ne odlašajte, saj če je zadeva pomembna, bo z vsako uro nastal večji problem.
Tukaj tudi velja Paretovo pravilo 80/20 in ponazarja, da 20% dejavnosti prinese 80% rezultatov in obratno. Zato je zelo pomembno, da se osredotočimo na teh 20%!

Spremljanje napredka

Verjetno ni nikogar tukaj, ki ne bi bil dostikrat cel dan zaseden, obenem pa ob koncu dneva ne vedel, kaj točno je naredil. Zato je bistveno spremljanje poteka dneva z vpisovanjem v dnevnik. Le-ta je lahko na papirju, v računalniku, kjerkoli, pomembno je le, da je iz njega razvidno, kaj ste delali in kaj naredili čez dan. Vsebuje naj štiri stolpce – dejavnost, trajanje, prioriteto in opombe, kjer si označite, kaj in kako bi lahko naredili bolje. Na vrh si napišite še 5 ključnih ciljev tistega dne.

S klikom na sliko si lahko naložite že pripravljeno excel tabelo, ki sledi tem zapovedim. Tabelo si lahko vsak dan stiskate ali pa shranjujete na disk.

Ko boste nekaj dni pisali dnevnik in analizirali svoje dejavnosti, boste najverjetneje zelo hitro opazili, kaj vam jemlje največ časa in kje lahko optimizirate svoj urnik.
In če smo rekli, da 97% ljudi nima postavljenih ciljev, pa je v tistih 3% le tretjina, ki redno spremlja približevanje tem ciljem.

Povzetek

Ob koncu dneva ni pomembno, kaj smo delali temveč kaj smo naredili. Ko planirate, planirajte pametno in si ne zadajte nemogočih nalog v nemogočih urah. Uporabite zdravo pamet, oblikujte naloge ter prioritete in se potem tega držite. Zadnji del bo najverjetneje tudi najtežji a brez discipline ne bo nič.

1. Postavite si cilje po metodi SMART.
2. Spremljajte svoje dnevne dejavnosti in napredek s pisanjem v dnevnik.
3. Držite se napisanega.

Naslednjič bom napisal še kakšen točnejši nasvet za vse internet junkieje, ki jim daleč preveč časa pobirajo internetni forumi, email ipd. tratilci časa.