Interni dokumentni sistem je skupek navodil za delo, dokumentacije podjetja in projektov, zapisnikov sestankov, pripravljenih pogodb ipd. ter arhiv vseh dokumentov podjetja.
Medtem, ko je vodenje projektov dnevna aktivnost, je dokumentni sistem (doksis) po začetnem dokumentiranju bolj tedenska ali celo mesečna aktivnost. Dokumentiranje je v večini primerov naloga vodstva, zaposleni pa bodo doksis večinoma brali, ne toliko ustvarjali (medtem ko pri vodenju projektov na dnevni ravni ustvarjajo vsi).
Glavni namen doksisa je shraniti znanje podjetja, dokumentirati procese, arhive v vsem prijazno in dostopno obliko. Vsa delovna mesta in naloge so specificirane do zadnjih malenkosti. To pomeni, da lahko nove zaposlene lažje in hitreje uvajamo, znanje podjetja pa je stalno na vpogled vsem, zapisniki sestankov (dogovori) so arhivirani ipd.
V našem podjetju doksis uporabljamo že nekaj let, pravzaprav vse odkar sem prebral odlično knjigo o vodenju podjetja in dokumentiranju procesov znotraj le-tega, E-Myth (oz. Mit o podjetniku).
Postavljanje dokumentnega sistema
Začnemo lahko zelo enostavno. Mi imamo dokumente razdeljene na 5 sekcij:
- projekti (dokumentacija projektov, mesečna poročila),
- operativa (navodila za izdajanje računov, obračune plač, druga administrativna dela, zapisniki sestankov),
- razvoj (navodila za razvoj, seznam in dostopi do strežnikov),
- marketing (upravljanje oglaševanja, pretekli rezultati ipd.),
- upravljanje s človeškimi viri (opisi delovnih mest in odgovornosti, seznam zaposlenih, proces zaposlovanja ipd.).
Po potrebi se znotraj vsake sekcije naredi še ena, bolj specifična (npr. računovodstvo znotraj operative).
Doksis se počasi razvija skupaj s podjetjem in raste v obsegu. Redno je potrebno pregledovati dokumente, da so procesi vedno ažurirani.
Razmisliti je potrebno tudi o pravicah, ki jih imajo zaposleni do posameznih dokumentov: ali je potrebno/varno/smiselno, da imajo vsi dostop do vsega ali je potrebno omejiti dostop.
Delno lahko razni Project Managerji, kot so Basecamp ipd. zadostijo začetnim potrebam po dokumentnem sistemu. Vendar pa je tam način dela drugačen (odpiranje novih projektov, stari se zapirajo, stvari se premikajo), zato to ni najbolj optimalen način. Uporabite lahko plačljive namenske rešitve (Papyrs) ali pa Wiki sisteme (večinoma brezplačne odprtokodne platforme, kot je DokuWiki). Za oboje lahko poiščete tudi alternative na AlternativeTo.net. Sami uporabljamo osnovno verzijo Plone dokumentnega sistema, ki zadostuje vsem našim potrebam (različni dostopi, sekcije ipd).
Prednosti dokumentnega sistema so vidne zelo hitro – namesto stalnega spraševanja po emailu in vedno istih odgovorov, lahko zaposleni preberejo navodila na doksisu in vas tako ne bremenijo brez potrebe. V primeru, da se pojavi kakšno novo vprašanje, se ga doda v navodila in zadeva je rešena do naslednje izjeme.