Outsourcing za mala podjetja

OutsourcingOutsourcing, v direktnem prevodu “zunanje izvajanje dejavnosti” je bila v preteklosti pogosta praksa ameriških korporacij, ki so mastno zaračunavala storitve (raziskave, razvoj ipd.), ki so jih potem za desetino cene izvajali v podjetjih v Indiji, Pakistanu, Filipinih ipd.

V zadnjih letih, zahvaljujoč predvsem dobrim povezavam do interneta povsod po svetu (tako povpraševalcev kot izvajalcev), pa se ta praksa uveljavlja tudi v manjših podjetjih. Ogromno malih spletnih podjetij, ki poslujejo na angleško govorečih trgih dodobra izkorišča prednosti povezanega sveta. Indija, Filipini, Pakistan imajo vsi za uradni jezik angleščino in velik del populacije zna zadovoljivo angleščino za sledenje navodilom in opravljanje danih nalog.

Za “popularizacijo” outsourcinga je poskrbel Tim Ferris leta 2007 s svojo knjigo The 4-Hour Workweek (“4-urni delovni teden”), kjer je med drugim opisal outsourcing kot osrednji del njegovega poslovnega modela.

Outsourcing je seveda lahko tudi zgolj vzdrževanje računalnikov, ki ga opravlja lokalno podjetje, vendar bom v tem prispevku govoril primarno o outsourcingu v tujino ter kako lahko slovenska podjetja izkoristijo ta trend.

Osnovni pogoji za outsourcing:

  • delo in sledenje delu je lahko opravljeno v angleškem jeziku,
  • v podjetju imate osebo, ki dobro zna angleški jezik.

Glavna prednost outsourcinga je seveda cena. Zaradi različnih življenskih standardov po svetu, je lahko nekomu naša povprečna plača 5-kratnik lokalne. Tako na Filipinih dobite osebo za redni delovnik 8 ur/dan od $250 mesečno (celoten strošek) naprej (povprečna plača na Filipinih je $279). Če boste želeli dobro in zanesljivo osebo boste odšteli od $400 mesečno naprej. Sicer pa veljajo za takšne delavce enaka pravila kot za vse ostale – če bodo zadovoljni s službo in plačilom bodo zanesljivi, hitri in lojalni. Če boste nekorektni do njih, ne pričakujte kaj drugega v obratni smeri.

Outsourcing in Out-tasking

V osnovi lahko ločimo zunanje izvajanje dejavnosti na:

  • Outsourcing – izvajanje dejavnosti celotnega oddelka oz. celotnega projekta
  • Out-tasking – izvajanje posameznih nalog

Primer: v primeru izdelovanja nove spletne trgovine, bi z outsourcingom dobili trgovino “na ključ”, z out-taskingom pa bi zgolj zahtevali en element spletne trgovine (npr. modul za primerjavo cen izdelkov).

Izvajanje dela lahko ponudite:

  • podjetju/agenciji, ki posreduje delo naprej kompetentnim osebam in skrbi da je delo opravljeno,
  • osebi, katero sami izobražujete in nadzorujete pri delu.

Delo je lahko:

  • posamezna naloga,
  • projekt,
  • rutinsko mesečno.

Od tega je tudi odvisno ali boste raje najeli agencijo ali zaposlili osebo.

Primerne dejavnosti

Najbolj primerne dejavnosti za outsourcing so:

  • grafično oblikovanje,
  • programiranje,
  • tehnična podpora,
  • raziskovanje trga,
  • rutinska dela.

V veliki večini primerov podjetje outsourca dejavnost zaradi:

  • cenejšega izvajanja,
  • pomanjkanja znanja v podjetju.

Kako

Outsourcing lahko zelo hitro postane popolna nočna mora in dražji od najema lokalnih podjetij, če naredite najbolj pogosto in osnovno napako: izvajalcu date slaba ali pomanjkljiva navodila.

Za uspešen outsourcing so zato nujno potrebna izredno podrobna navodila. Če gre za rutinska dela, opisi korak za korakom s slikami itd. Če gre za bolj tehnična dela, je izredno priporočljivo spisati podrobno tehnično dokumentacijo.

Tu se tudi skriva past. Pomanjkanje znanja, ki je lahko vzrok za outsourcing, postane glavni problem pri komunikaciji z izvajalcem. Če ne znate dovolj dobro predstaviti problema in kaj želite kot rešitev, se bo projekt zelo hitro zavlekel in tudi krepko podražil.

Minimum za uspešen outsourcing so zato podrobna navodila, dobro razumevanje problema in pričakovane rešitve, redno nadzorovanje dela ter vsaj tedenska poročila izvajalca.

Kje

Odvisno od tega za kakšno delo gre, si lahko pomagate z naslednjimi spletnimi stranmi:

99designs – najbolj popularna crowdsourcing platforma za grafično oblikovanje. Objavite projekt in ceno nato pa počakate, da vam oblikovalci začnejo pošiljati osnutke. Osnutke vam lahko pošlje na desetine različih oblikovalcev, na koncu izberete (in plačate) le enega. Plačilo in nadzor dela potekata preko 99designs.

Fiverr – na tisoče različnih manjših del (uporabnih kot tudi le zabavnih), ki jih opravljajo ljudje s celotnega sveta za $5. Plačilo poteka preko Fiverr.com.

oDesk – najbolj popularna outsourcing platforma. Objavite zahtevo za delo, napišite navodila in vaš budžet ter počakajte na prijave potencialnih delavcev. Preglejte njihove reference in ocene prejšnjih delodajalcev ter izberite enega. Plačilo in nadzor dela potekata preko oDesk. Primerno za kakršnakoli dela.

OnlineJobs.ph – najbolj popularen filipinski zaposlitveni portal. Če iščete osebo za dlje časa, začnite tu. Za izobraževanje, nadzor in plačilo morate poskrbeti sami.

Freelancer – podobno kot oDesk.

Praktični nasveti

V našem podjetju že nekaj let koristimo outsourcing. Od grafičnega oblikovanja, video urejanja do pisanja člankov angleškem jeziku in splošne pomoči pri rutinskih delih (“virtual assistant”).

Za manjša dela priporočam uporabo servisev ali platform kot so 99designs ali Fiverr.

Če iščete nekoga za dlje časa, priporočam direktno zaposlitev osebe (poiščite jo na OnlineJobs.ph). Naredite testno obdobje en teden, da vidite kako se oseba odreže pri nalogah. V praksi se zna zgoditi, da boste šli preko kar nekaj kandidatov preden najdete primernega. Ko pa ga/jo, se ga pa držite – plačajte dobro, pohvalite za dobro delo, ponudite letni bonus, plačan dopust ipd.

Delavci naj vam izdajo račun za opravljeno delo (delujejo kot s.p. v svoji državi). Plačujte na tedenski ravni za opravljeno delo v preteklem tednu. Najpogostejši način plačila je PayPal.