V zadnjih letih sem prebral kar nekaj člankov in knjig o organizaciji in produktivnosti pri delu. Spodaj bom delil najboljše nasvete, ki so mi izboljšali produktivnost in, ki so dejansko izvedljivi v praksi brez večjih težav in prilagajanja.

Organiziranje dela

Ena izmed najbolj popularnih metod je GTD oz. Getting Things Done, ki jo je opisal David Allen v istoimenski knjigi. Gre za izredno enostavne koncepte, ki so lahko prenosljivi v prakso in imajo takojšen učinek.

V podrobnosti ne bom šel, saj si lahko preberete knjigo, opis na Wikipedii ali nešteto pregledov knjige in metode na različnih spletnih straneh.

Na kratko, Allen priporoča predalčkanje aktivnosti v eno od petih kategorij:

• Inbox (nabiralnik) – ideje ter še neurejene aktivnosti,
• Today (danes) – aktivnosti planirane za današnji dan,
• Next (naslednje) – aktivnosti, ki jih je potrebno opraviti v prihodnosti (datum nedoločen),
• Scheduled (načrtovano) – aktivnosti z načrtovanim datumom,
• Someday (nekoč) – aktivnosti, ki bi jih lahko opravili v daljni prihodnosti.

Aktivnosti so še razdeljene v projekte (skupine aktivnosti) ter področja (skupine projektov). Vsak začetek tedna pregledamo Inbox in Next ter splaniramo aktivnosti za prihodnje dni.

Daleč največja korist, ki sem jo odnesel s tem sistemom je zapisovanje idej v Inbox. Samo ta dejavnost izredno sprosti mentalne kapacitete in omogoči lažje in hitrejše opravljanje dela.

Ko je bila knjiga napisana (2001), je Allen govoril o fasciklih in predalih, vendar danes lahko izbirate med mnogimi GTD aplikacijami, tako za pametne telefone kot vaš osebni računalnik. Sam prisegam na Things za MacOS.

Učinkovita uporaba elektronske pošte

Elektronska pošta je lahko morilec produktivnosti. Prekinitve vsakih nekaj minut lahko popolnoma uničijo fokus za nalogo pred vami.

Zato prvi nasvet: ugasnite svoj odjemalec elektronske pošte. Jutra so ponavadi najbolj produktivna, zato jih ne potrošite na branju in pisanju elektronskih sporočil. Preberite emaile šele ob malici in naslednjič pred odhodom iz pisarne. Če niste zaposleni na tehnični podpori, bodo tako vaše stranke kot partnerji lahko počakali na vaš email, četudi pride kakšno uro kasneje.

Emaili lahko vsebujejo informacije, krajše ali daljše aktivnosti. Če email vsebuje aktivnost, ki bi vam vzela manj kot 5 minut časa jo naredite takoj. Če zahteva več, jo dajte v Inbox, Next ali Scheduled, odvisno od tega, kdaj mora biti končana.

Sam krajše aktivnosti urejam kar znotraj odjemalca z zastavicami (flags). Če kakšen email zahteva več kot 5 a manj od 30 minut (nad to ga že popredalčkam v Today/Scheduled), ga označim z zastavico in opravim aktivnost na koncu dneva.

Ustvarjanje navad in rutine

Najlažji način za ukinjanje slabih neproduktivnih navad so nove, dobre. Žal oblikovanje le-teh traja več kot mitoloških 21 dni, v povprečju 66, a predvsem je odvisno od vrste nove navade. Kljub temu je planiranje rutinskega dneva izredno dober način za povečanje produktivnosti, saj imamo točno zapisane naloge, ki jih moramo opraviti. Te si lahko tudi časovno omejimo, če nam ustreza časovni pritisk.

Tudi ta blog je rezultat ustvarjanja novih navad – vsak torek napišem 1-2 prispevka za ta in še en blog. Če ne bi imel načrta oz. bi pisal “po navdihu”, bi verjetno napisal 10 prispevkov v prvih treh dneh, potem pa nič nekaj mesecev.

Za konec

Različne metode delujejo drugače za različne ljudi. Meni osebno ustreza časovni pritisk, nekomu drugemu ne. Dandanes testiram tudi ‘pomodoro technique‘, ki zapoveduje pavzo na 25 oz. 55 minut. Sam sicer delam ponavadi v večjih kosih, tako da je to nekaj popolnoma novega in še nisem prepričan, ali mi ustreza.

Priporočam, da si za osnovo vzamete metodo GTD, nato pa testirate različne prijeme na drugih področjih in vidite, kaj vam najbolj ustreza.